Uitzoomen om de kern van het probleem te achterhalen

LCG maakt organisaties klaar voor de toekomst. Dat doen we door verandering te leiden en begeleiden. Met iedereen, van werkvloer tot bestuurskamer. LCG heeft haar wortels in de Lean en Agile filosofie, maar voor ons is een methodiek geen doel op zich. We doen wat werkt. Daarom werkt LCG altijd met een aanpak op maat. Aan het begin van elk traject bepalen we onze aanpak niet vóór maar mét de klant. Lees hier hoe dat werkt, hoe we ál onze zintuigen gebruiken en uitzoomen om de kern van het probleem aan te kunnen pakken. Dan kun jij er zelf ook mee oefenen.

Uitzoomen

Stel, de resultaten van je afdeling lopen al een tijdje terug. Er is niets veranderd aan het proces, de feedback van de klant is nog steeds prima en de bezetting is ook in orde. Wat klopt er niet? Je krijgt je vinger er niet achter. Bekijk dan eens het geheel, wees waakzaam op de signalen die je zintuigen opvangen, of juist niet opvangen, terwijl je wel iets zou verwachten in deze omgeving. Wat zie je in de managementinformatie bijvoorbeeld? En wat zie je juist niet? Wat krijgt nadruk? En wat juist niet? Wat zeggen mensen wel? En wat zeggen mensen dus juist niet? Krijg je ergens buikpijn van? Heb je de neiging de leiding over te nemen of misschien wel weg te lopen? Of krijg je de neiging om te gaan helpen? Al deze vragen helpen je om uit te zoomen, om naar het geheel te kijken. Vervolgens kun je een aanpak op maat maken om de kern van het probleem te bewerken.

Ontleend aan systemisch werk

Isabelle Klaasse Bos, teamcoach bij LCG, vertelt over haar werk: “Ik heb geleerd te vertrouwen dat alles wat ik meemaak informatie is over wat er eigenlijk aan de hand is. De dingen die mensen zeggen, maar ook hoe ze iets zeggen, hoe ze met elkaar praten en soms ook juist niet met elkaar praten: het hele arsenaal. Hierbij zie ik mijn lichaam als een soort orgel; een hele set pijpjes en registers die allemaal informatie geven. Dat gebruik ik in het contact met mijn klant om het probleem te begrijpen. En om dan samen tot een aanpak te komen.”

Teamcoach Isabelle Klaasse Bos

Systemisch werk en systeemdenken

Hetgeen waarover Isabelle vertelt, is een klein onderdeel van het zogenoemde systemisch werk en systeemdenken: gebruik maken van alle informatie uit je eigen ‘systeem’ en oog hebben voor het grotere geheel. Dat wat zichtbaar én niet zichtbaar is. We zien in de praktijk vaak dat de vraag die klanten ons stellen zelden de precieze vraag is waaraan de organisatie moet werken. De vraag wordt immers gesteld met kennis van de huidige situatie. Het is daarom altijd goed om eerst na te gaan waarom iemand de vraag stelt, daarin ligt vaak al veel informatie verborgen.

 

“Ik heb geleerd te vertrouwen dat alles wat ik meemaak informatie is over wat er eigenlijk aan de hand is.”

 

Praktijkvoorbeelden

Benieuwd hoe dit er in de praktijk precies uitziet? Isabelle geeft twee voorbeelden.

VOORBEELD 1

Van observeren kun je leren

Isabelle: “Ik kreeg van één van onze klanten de uitnodiging een vergadering van het directieteam te komen observeren als start van een traject. Na afloop keek ik naar mijn bladzijde vol met notities. Daar kon ik heus wel wat over zeggen.”

“Maar er was één moment tijdens de vergadering, waarbij mijn maag ineenkromp en ik de neiging voelde weg te lopen. Hoewel ik het spannend vond, besloot ik dat ene moment te benoemen, precies zoals ik het ervaren had. Daarna vroeg ik de aanwezigen hoe zij dat moment zelf hadden ervaren. Het werd duidelijk dat de groep helemaal niet zo met elkaar om wilde gaan. Er ontstond een mooi gesprek over wat zij wilden leren. Plus een verzoek aan mij: of ik de groep hierin wilde begeleiden. Door emotie in het gesprek te brengen, roep je ook emotie op. En dan kun je praten, hoe spannend dat ook is. Dat raakt de essentie van wat een organisatie in beweging kan krijgen.”

VOORBEELD 2

Zoek de oplossing in het midden

Isabelle: “Bij een andere opdrachtgever van LCG, een industrieel dienstverlener in de bouw, werden we gevraagd mee te denken over een probleem. De manager worstelde met de vraag of hij op zijn afdeling moest ingrijpen of zijn medewerkers eigen verantwoordelijkheid moest laten nemen.”

“Dat voelde binair: het is óf het een óf het ander. We lieten de afdeling bijeenkomen en deelden de ruimte op in twee delen. Aan de ene kant van de ruimte lag de optie om de manager te laten ingrijpen. Aan de andere kant de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers. Door de medewerkers aan beide kanten van de ruimte te laten staan en zich in te beelden hoe de optie aanvoelde, werd duidelijk dat beide opties afvielen. Toen lieten we hen in het midden staan en vroegen hen wat daar mogelijk zou zijn. De medewerkers kwamen met de oplossing dat hun manager met hen in gesprek zou gaan om zo, samen, tot een nieuwe aanpak te komen. Best of both worlds, zonder dat het een compromis was.”

Zelf toepassen?

Op school leerden we al vroeg om analytisch te kijken, vooral naar de dingen die je kunt zien. Terwijl je lijf van alles vertelt, we hebben onszelf afgeleerd daarmee te communiceren. Oefen eens met het benoemen van dat wat je niet ziet of hoort. Deel eens hoe je je voelt in een vergadering en probeer aan te sluiten bij de groep (je bent namelijk nooit alleen in een groep!): “ik merk dat ik afgehaakt ben. Hoe gaat het met jullie?” Of: “ik word ongeduldig. Hoe is dat met de rest?” Zo voeg je een dimensie toe en kun je groeien om jezelf helemaal te laten zien. Daar wordt werk echt leuker van en op deze manier kun je sneller werken aan de kern van het probleem.

Nieuwsgierig naar onze kijk op de problemen in jouw organisatie?

Neem dan contact met ons op. We helpen je graag.