Richt je eigen Obeya in

Wil jij leren hoe je beter je organisatie of je projecten kunt aansturen? Richt dan je eigen Obeya in en ontdek hoe je sneller en effectiever je doelen behaalt. Om te begrijpen wat een Obeya is gaan we naar de bron van Lean: Japan. 

 

 

Wat is een Obeya?

Obeya is Japans voor ‘grote kamer’. Het wordt wel eens vergeleken met de brug van een schip of een ‘war room’. Het is een fysieke plek waar visie, doelen, processen en verbeteringen samenkomen. De Obeya is – mits goed ingericht en geïmplementeerd – een waardevol middel om als top van een bedrijf ervoor te zorgen dat je scherpe doelen snel en zeker haalt. Maar, waar voldoet een goede Obeya aan? En wat moet je als manager hierbij vooral wel en niet doen?

 

 

1. Wees transparant

Managers en projectleiders komen in de Obeya samen en al hun acties en beslissingen te maken in het licht van de organisatie- of projectdoelen. Dat betekent dat voor een goede inrichting van de Obeya transparantie nodig is. De ruimte toont visueel de status van lopende processen, verbeterprojecten en de scores van de KPI’s van een bedrijf ten opzichte van de verwachtingen. Afwijkingen op de doelen, in feiten en cijfers, zijn visueel gemaakt op de muur. Hierdoor is direct duidelijk welke impact deze afwijkingen hebben op de koers. Een kijkje in de Obeya geeft dus inzicht in hoe de organisatie er voorstaat en welke acties nodig zijn om op koers te blijven.

Bij Toyota heet de Obeya de adrenalinekamer omdat ze de adrenaline, de energie en de urgentie willen gebruiken om snel te reageren en samen die verbeteringen willen maken voor de klant.

 

2. Houd het kort en zakelijk

Veel directies en managementteams worden blij van de Obeya door de efficiëntieslagen die het met zich meebrengt. Het kan lange vergaderingen en vele rapportages vervangen. Het levert dus tijd op. Doordat managers en projectleiders elkaar kort informeren over de belangrijkste zaken, worden beslissingen sneller genomen. In een Obeya worden de meetings kort en zakelijk gehouden. Dit kan alleen met goede voorbereiding van alle deelnemers. Van hen wordt gevraagd te weten wat de belangrijkste obstakels zijn, maar ook te begrijpen welke effecten deze hebben op de organisatiedoelstellingen. Daarnaast is het relevant de oorzaak voor ogen te hebben en welke tegenmaatregelen er mogelijk zijn. Een juiste visualisatie van de feiten is daarbij een essentieel hulpmiddel.

 

 

3. Elke keer samen beter

Een Obeya wordt om met reden ook wel de cockpit van je organisatie genoemd. Je kunt er namelijk snel bijsturen. Dit zorgt ervoor dat je vlug kunt inspelen op aangepaste doelstellingen en opdoemende obstakels. Je stuurt elke week niet alleen je organisatie sneller naar de doelen, je leert ook samen beter te sturen. Je coacht elkaar op het formuleren van doelstellingen en leert om sneller tot oorzaken en maatregelen te komen. Zo kunnen er kwetsbare en effectieve conversaties worden gevoerd. 

De dagelijkse meetings in de Obeya zijn dus niet bedoeld om bij te praten of iedereen up-to-date te houden over wat er allemaal is gebeurd gisteren. De meetings gaan over de hoogtepunten en de missers, en welke maatregelen genomen moeten worden om de organisatiedoelen te bereiken.

De Obeya is niet bedoeld om de dag van gisteren te bespreken, maar om verbeteringen door te voeren.

 

obeya

 

 

De Obeya brengt een aantal essentiële Lean kenmerken bij elkaar: tijdbesparing, visualisatie en doelgericht continu verbeteren. Wil je meer weten over de Obeya en over hoe LCG deze toepast bij klanten en in haar eigen organisatie? Onze Obeya-expert Ruud van Schaik legt het uit in dit filmpje:

 

 

 

Nieuwsgierig geworden?

Wij gaan graag met je in gesprek om te ontdekken of een Obeya jou kan helpen om meer sturing te geven aan je organisatie of projecten.

 

Neem contact op >