“Scrum: De beste manier is om het gewoon te doen!”

Team Functioneel Beheer • Werkzaak Rivierenland

Scrum succesvol inzetten op eigen wijze

Focus creëren en tegelijkertijd werkplezier vergroten? Werkzaak Rivierenland kreeg het voor elkaar! Hoe ze dat gelukt is, lees je hier!

Het team Functioneel Beheer binnen Werkzaak Rivierenland kreeg veel ad hoc vragen binnen. Hierdoor was het altijd druk, miste er overzicht en was er te weinig tijd voor kwaliteit. De vragen kwamen van verschillende afdelingen, waardoor het onduidelijk was waar de prioriteit lag. Het gevolg was dat degene die het hardst riep, het eerst geholpen werd, verschillende projecten door elkaar liepen en de klant – de manager of afdeling met een vraag – niet wist wanneer ze geholpen werden. Teammanager Roeland Winter had zelf al met Scrum gewerkt bij een vorige werkgever en zag het als het juiste middel om focus, rust en structuur te creëren in het team.

Gewoon gaan doen!

Weerstand is een bekend fenomeen bij het doorvoeren van een nieuwe werkwijze. Bij Werkzaak Rivierenland speelden er vragen als: “We gebruiken al Lean, waarom dan ook nog gaan Scrummen?”, “Ik stop bijna met werken, moet ik nu nog aan iets nieuws beginnen?” en “Past Scrum wel bij onze werkzaamheden?”. Marco Niemeijer (voormalig Programma Manager Digitaal bij Werkzaak Rivierenland) zei hierover: “De beste manier om te kijken of ons team er baat bij heeft, is door het gewoon te gaan doen!” Zodoende werd LCG’er Merel van der Velde ingevlogen om de Scrum-methodiek stap voor stap uit te leggen. Lean experts Marco Niemeijer en Gerrit Leppink werden de trekkers van het Scrum-traject in de rollen van Product Owner en Scrum Master. Zij leerden in drie maanden wat hun rol inhield en werden daarnaast door Merel gecoacht om het beste uit hun team te halen. Zelf zeggen ze over deze periode: “We zijn gewoon gaan doen. Niet meteen de hele Scrum-methode, maar in kleine stappen. Elke keer hebben we naar het team gekeken en besloten welk nieuw deel van de Scrum-techniek we doorvoerden. Het was fijn om door Merel tussendoor geconfronteerd te worden met hoe we deze techniek konden aanscherpen om te groeien als team.”

Bewezen successen

Waar het in eerste instantie moeilijk bleek alle geplande taken daadwerkelijk uit te voeren, zijn nu de eerste concrete resultaten behaald. Samen met alle klanten zijn eerst prioriteiten gesteld, om projecten daarna één voor één op te pakken. Dit geeft de klant rust, omdat ze weten wanneer ze aan de beurt zijn. Daarnaast kunnen klanten nu op vaste momenten met vragen terecht bij het team. Hierdoor is minder vergadertijd nodig, want iedereen reserveert de vaste tijden. Binnen het team is er meer rust doordat Functioneel Beheer zich nu meer verbonden voelt met de business en zij duidelijke verwachtingen scheppen naar de rest van de organisatie. Ze werken bovendien veel meer gefocust en doen minder dingen tegelijk, hierdoor leveren ze in een vast ritme van twee weken aantoonbare resultaten. Deze resultaten hebben veel effect op de score die de medewerkers aan hun werk geven.

Voordat ze met Scrum begonnen in oktober 2018, gaven de Functioneel Beheerders een 5.5 aan hun werk en in januari 2019 was dat gestegen naar een 6.8! Volgens Albert Vreeke en Timo Seure (Functioneel Beheerders) is dit vooral te wijden aan de samenwerking en het respect binnen het team. Niet alleen de medewerkers, maar ook de klanten zijn tevredener na de inbreng van deze werkwijze. Met als kers op de taart als resultaat dat ze door automatisering twaalf werkdagen hebben weten vrij te spelen van een medewerker. Een andere mooie bijkomstigheid is dat het heel makkelijk is nieuwe collega’s in te werken. De structuur is helder en er is genoeg tijd om hulpvragen te stellen als ze vastlopen.

Al met al mooie stappen voor de Functioneel Beheerders van Werkzaak Rivierenland. Nu andere teams en het MT zien hoeveel effect Scrum heeft op de resultaten en het teamgevoel wordt hier en daar al gesproken over verdere implementatie bij Werkzaak Rivierenland. Team Functioneel Beheer is in ieder geval overtuigd en gaat verder met de groei en ontwikkeling als Scrumteam. Marco en Gerrit zijn trots op het Functioneel Beheer-team: “Scrum is voor mensen die open-minded zijn en openstaan voor reflectie. Daar is het team heel goed in en het blijft zich ontwikkelen. Je wordt samen goed in Scrum!”