“Dankzij de samenwerking met LCG hebben wij goede stappen gemaakt.”

Hans van Leeuwen • Ministerie van Defensie

Efficiënter werken door minder overdrachtsmomenten. Interview met Hans van Leeuwen (directeur) en Nico van der Leek (sectiehoofd), Dienstencentrum Human Resources. 

Hoe kunnen we met minder handelingen hetzelfde resultaat halen en daardoor het proces optimaliseren? 
Dat was de centrale vraag voor alle medewerkers van het Dienstencentrum Human Recourses (DC HR) van het Ministerie van Defensie bij de invoering van Lean Management in de bedrijfsprocessen. “De aanleiding om Lean toe te passen in de bedrijfsprocessen is ontstaan onder mijn voorganger”, vertelt Hans van Leeuwen, directeur van DC HR. “Ons dienstencentrum was op zoek naar een methode om onze kernwaarde ‘continu verbeteren’ handen en voeten te geven. Op basis van een gedegen advies van Yacht kwamen we tot de conclusie dat de implementatie van Lean een goede oplossing zou kunnen zijn. Yacht heeft vanuit een multidisciplinair team de mogelijkheden hiervoor geïnventariseerd en ons geadviseerd bij de kanteling van de organisatie van systeemgericht naar procesgericht werken. Voor de realisatie hiervan heeft Yacht haar samenwerkingspartner Lean Consultancy Group benaderd en is Eppo Kuipers als projectleider ingezet om de proceseigenaren te begeleiden en de organisatie verliefd te maken op Lean”.

Vraagbaak 
Eppo Kuipers begeleidt de implementatie van Lean in de bedrijfsprocessen. Van Leeuwen: “Kuipers leert ons wat Lean is en wat het voor ons bedrijf kan betekenen. Hij zorgt ervoor dat wij Lean denken, reflecteert op onze plannen, begeleidt de projecten en verzorgt mede de trainingen van onze medewerkers. Momenteel leidt hij vijf van onze medewerkers op tot Lean expert, zodat Lean straks volledig geïntegreerd is in onze organisatie. Kortom: Kuipers was en is onze grote vraagbaak op het gebied van Lean.” 

Omschakelen
De eerste stap in het Lean maken van DC HR, was het samenvoegen van de processen van het personeelsinformatiesysteem en het salarissysteem. Sectiehoofd Nico van der Leek vertelt: “De grootste verandering was het omschakelen van systeemgericht naar procesgericht werken. Om inzicht te krijgen in onze manier van werken, deden we het Lean-spel onder begeleiding van Kuipers. We brachten daarna onze manier van werken in kaart. Daar kwam een druk plaatje uit met veel controle- en overdrachtsmomenten. Vervolgens beschreven we alle stappen in het proces apart, waarna we steeds een stap uit het proces te haalden, zonder kwalitatief afbreuk te doen aan het resultaat.”

Nieuwe situatie
“We zijn steeds enthousiaster geworden over Lean”, vervolgt Van der Leek. “Door het toepassen van Lean is er een nieuwe manier van werken ontstaan. Eerst deed iedereen een stukje van het proces. In de nieuwe situatie kunnen medewerkers een proces van A tot Z afhandelen. Dat geeft meer voldoening. Natuurlijk was het in eerste instantie wennen, maar inmiddels is het volledig geaccepteerd en wordt het door alle medewerkers gedragen.” 

Keek op de dag
Een van de nieuwe dingen bij DC HR is de ‘Keek op de dag’. Dagelijks praten de afdelingshoofden en bureauhoofden een kwartier over wat er gisteren is gebeurd en wat er vandaag en morgen gedaan moet worden. Van der Leek: “Dat doen we staand, omdat je dan niet afdwaalt en doelgericht de zaken bespreekt. Die tip kregen we van Kuipers en het blijkt te werken. We nemen alle bedrijfsprocessen door en weten zo snel waar onder- of overcapaciteit ontstaat. In de vaardighedenmatrix die we aan het begin van het traject gemaakt hebben, bekijken we welke medewerker we waar kunnen inzetten. Zo kunnen we snel schuiven met de mensen die we hebben. We boeken hier ontzettend veel resultaat mee. Het is goed voor de continuïteit in de bedrijfsvoering en de medewerkers zijn ook blij. Zij krijgen nu de kans om eens op een andere afdeling te werken. Ze zijn daardoor niet alleen flexibeler, maar ook gemotiveerder.”

Lean expert
Het traject is nu bijna voltooid. De vijf medewerkers die Lean expert worden binnen DCHR, kunnen binnenkort zelfstandig aan de slag. Van Leeuwen: “We zijn uitermate tevreden over de samenwerking. Het advies van Yacht heeft ons op het goede spoor gebracht. Dank zij hun samenwerking met Lean Consultancy Group hebben wij echt goede stappen kunnen maken. De manier van werken van de Lean Consultancy Group past goed bij ons bedrijf en onze cultuur. Kuipers beschikt over veel kennis en weet die goed over te brengen. Dat hij ons leert om Lean zelf toe te passen, vind ik het grootste pluspunt. Op deze manier hebben wij het gevoel zelf de touwtjes in handen te hebben.” Van der Leek: “We gaan een jaarlijkse controle invoeren om te kijken of we Lean blijven. Zo houden we Lean levend in het bedrijf en blijven we zoeken naar mogelijkheden om efficiënter te werken.”