Volledig digitaal werken: 5 geleerde lessen

24 maart 2020

Sinds de coronamaatregelen zijn ingegaan, werkt Nederland massaal vanuit huis en volledig digitaal. Voor organisaties leidt dit tot grote uitdagingen, waar geen draaiboeken voor zijn. Want hoe houd je de kritische processen in de lucht? Wat is de financiële impact? Welke projecten moeten doorgaan? En hoe blijven we effectief samenwerken?

In de eerste week volledig digitaal werken deden we met 50 consultants bij zo’n 20 verschillende klanten ervaringen op in onder andere de woningbouwsector, de zorg en bij financiële dienstverleners. Dit zijn de vijf belangrijkste lessen die we hebben geleerd.

1. Geef medewerkers de ruimte om zelf te organiseren

In situaties als deze ligt de crisisreflex op de loer; leidinggevenden hebben de verklaarbare neiging om efficiëntie en controle te verhogen door directiever te sturen. Hun onderliggende overtuiging daarbij is dat dit zorgt voor duidelijkheid. Hoewel dat op korte termijn werkt, is het de vraag of het echt effectief is: medewerkers voelen zich hierdoor geremd om zelf inventieve oplossingen te bedenken. En laat dat in situaties als deze nou net nodig zijn.

Ook vraagt het thuisfront een flink staaltje organisatietalent van elke medewerker. Met het complete gezin thuis zitten, leidt tot een continu schakelen tussen verschillende rollen. Het afstemmen van twee werkagenda’s, het coördineren van tijd met de kinderen en zelfs een rol als ‘juf’ of ‘meester’. Het thuis organiseren doet een sterk beroep op de zelfredzaamheid van medewerkers en dat komt hun werk ten goede. Medewerkers die hier de tijd voor krijgen en hun werk en verantwoordelijkheden thuis goed weten in te richten, zijn op termijn effectiever en productiever. Zeker nu de maatregelen langer voortduren.

Bij klanten met een sterke top-down hiërarchie zien we dat medewerkers afwachtend reageren en zichzelf afvragen welke vrijheid ze hebben om hun werkdag anders in te richten dan gebruikelijk. Daarbij kijken ze naar het management en dat vertraagt. De impact op de dagelijkse werkzaamheden wordt daarmee groter, terwijl het tegengestelde gewenst is. Kortom, geef medewerkers de ruimte om thuis hun werk te organiseren.

2. Creëer nieuwe routines om verbonden te blijven

Door WhatsApp en FaceTime is videobellen voor vrijwel iedereen bekend terrein. De stap naar een digitale meeting is dan ook niet zo groot, maar effectief en plezierig online samenwerken vraagt meer dan het handig gebruik van de mute button.

“Je staat nog op mute.”
“….”
“Ah, en je geluid staat uit.”

Waar de eerste twee dagen thuiswerken vaak nog als plezierig worden ervaren, gaan veel mensen op dag drie de voordelen van een kantoor missen. Collega’s niet spreken tijdens een kop koffie, niet even bijpraten tijdens de lunch en ook geen ‘snel geschakel’ aan elkaars bureau. En daar zit nou net de kracht van fysiek samenwerken.

Online zijn medewerkers minder zichtbaar voor elkaar. Het gevolg is dat de informele overleggen en het ‘snel bijpraten’ minder plaatsvinden. Toets- en hulpvragen worden minder vaak gesteld, en veel medewerkers gaan bij reguliere meetings graag zo snel mogelijk de inhoud in. De conclusie spreekt voor zich: digitaal zijn collega’s minder in verbinding met elkaar.

De neiging om je in deze situatie te beperken tot kort inhoudelijk overleg is volstrekt begrijpelijk. Op termijn komt dat de effectiviteit en het werkplezier niet ten goede. LCG heeft geen eigen kantoor en we zien elkaar normaal gesproken slechts één keer per twee weken. Daarom hebben we de afgelopen jaren een structuur ontwikkeld om goed met elkaar in contact te blijven. Deze ervaring gebruiken we ook om onze klanten ten tijde van volledig digitaal werken echt in verbinding te laten blijven.

Zo werken we bij verschillende klanten met een dagstart én een ‘dagsluit’, waar best practices uit naar voren komen die met de hele organisatie worden gedeeld. Ook hanteren we een inbelspreekuur: een digitale variant van op de werkvloer zichtbaar zijn. Tijdens zo’n digitaal spreekuur staat de meeting open en kunnen medewerkers deelnemen om even inhoudelijk te sparren of informeel bij te kletsen. Bij een enkele klant zien we zelfs dat medewerkers het prettig vinden elkaar op te videobellen met de microfoon op mute: individueel werken, maar toch samenzijn. En dat draagt bij aan écht in verbinding blijven met elkaar.

3. Blijf sturen op gezamenlijke doelen

Of het nu gaat om een performance dialoog in de bestuurskamer, een Obeya tijdens het programmaoverleg, of een dagstart of stand-up van teams: de beste gesprekken vinden plaats wanneer betrokkenen bij elkaar in dezelfde ruimte zijn, met de data visueel zichtbaar op een whiteboard of flipover.

De plotselinge noodzaak voor digitaal werken maakt dat routines op de kop gaan. Er vinden crisisoverleggen plaats, kritieke processen vragen acute aandacht, werkvoorraden lopen op en de financiële haalbaarheid van doelstellingen wordt opnieuw onder de loep genomen. In deze hectiek vergeten verschillende organisaties te blijven sturen op gezamenlijke doelen. En dat terwijl koers bepalen en koers houden juist zo belangrijk zijn in onrustige tijden.

Hoewel we altijd voorstander zijn van fysieke bijeenkomsten, richten we ze bij onze klanten nu noodzakelijkerwijs digitaal in. Zo zijn al onze klanten afgelopen week overgegaan naar een digitale variant van de dagstart of stand-up. Hierbij kwamen onderstaande best practices goed van pas.

Behoud de ritmiek

Zorg dat je de frequentie en tijdstippen van de digitale sessies hetzelfde houdt als de fysieke variant. Ritmiek brengt stabiliteit met zich mee voor teams. Er verandert al genoeg voor iedereen.

Voorbereiding bepaalt succes

Zorg dat de initiator van de meeting de benodigde informatie vooraf deelt met het team. Houd hierbij rekening met inleestijd van de deelnemers. Zo vermijd je afleiding en onnodige vragen tijdens de meeting.

Bied actief hulp aan

Waar het voor veel medewerkers makkelijk is om over te gaan op digitaal, kunnen anderen dit mogelijk niet zo snel. Neem voor hen de barrière weg door een hulplijn te bieden over dit “nieuwe werken”. De hulplijn kan iemand uit hetzelfde team vervullen, die de tools snel in de vingers heeft.

Spreek dezelfde digitale taal

Het is nodig dat iedereen dezelfde digitale taal spreekt. In dit filmpje zie je waar je als team in kunt verzanden, wanneer collega’s elkaar niet begrijpen.

Op basis van onze ervaring hebben wij zes video vergadertips opgezet die onze klanten helpen effectiever te zijn in digitale meetings.

  • Camera’s aan – goed belichte gezichten zorgen voor meer betrokkenheid.
  • Vermijd afleiding – doe mee vanuit een omgeving die je helpt om te concentreren.
  • Zet jezelf op mute – minimaliseer achtergrond geluid en zet je zelf op mute als je niet praat.
  • Voorzitter – de voorzitter geeft je expliciet het woord. Krijg je niet het woord, wacht dan je beurt af
  • Typ je naam in de chat – Wil je wat zeggen, geeft dit aan in de chat, zodat de voorzitter je het woord kan geven

4. Werk doelgericht, niet toolgericht

Er zijn meer dan 60 tools beschikbaar die het digitaal samenwerken makkelijk maken. De zoektocht naar een one size fits all oplossing leidt echter tot de verkeerde discussie. Vraag jezelf af: Wat willen we nú bereiken? En hoe kunnen we dat snel regelen?

Neem bijvoorbeeld het ‘programma Obeya’ dat we in een aantal verandertrajecten bij onze klanten gebruiken. Dat kan niet meer fysiek doorgaan, maar digitaal is dit programma evenmin beschikbaar. Bij de ene klant gebruiken we nu drie simpele PowerPoint-slides die via de scherm delen-optie voor iedereen te zien zijn. Dit creëert voor deze fase al genoeg inzicht om digitaal te sturen. Toegegeven, het verdient niet de schoonheidsprijs, maar zoals we bij Obeya’s adviseren: eerst draaien, dan verfraaien. Bij een andere klant hebben we eerder deze week geëxperimenteerd met een combinatie van Zoom, Mural en PowerPoint, omdat dat de best verwachte uitkomst zou bieden. Geen enkele tool is heilig.

Bij de meeste klanten zien we Microsoft Teams als basis voor digitaal samenwerken. En wegens databeveiliging & privacy is dat soms de enige tool die in gebruik is. Binnen LCG gebruiken we deze tool ook. De verbinding en de integratie met bijvoorbeeld Sharepoint en Trello zijn voor ons heel handig, maar ook deze tool kent zo z’n beperkingen. Voor een videomeeting met meer dan vier personen wijken we bij sommige klanten uit naar Zoom, maar ook voor die tool zijn weer voor- en nadelen op te sommen. Daarom geldt: zet centraal wat je in de samenwerking wilt bereiken en bedenk vervolgens of een tool je hierbij kan helpen. Dat klinkt simpel. En dat is het ook.

5. Maak digitaal plezier

Met de recente aangekondigde verlengde maatregelen is duidelijk: we blijven voorlopig digitaal werken. Dit is het nieuwe normaal. Eens temeer belangrijk om het voor iedereen draaglijk te houden.

Bij LCG zijn we juist op uitdagende momenten als deze op zoek naar manieren om met plezier te blijven werken. Humor werkt daarin katalyserend: lekker even samen lachen. Daarom hebben we zowel bij klanten als tijdens interne meetings verschillende digitale energizers gedaan. De verrassende wending tijdens een intensieve vergadering werkt plezierig en zorgt voor frisse energie. Enkele smaakmakende voorbeelden delen we graag – zonder garantie op succes natuurlijk!

Sally up challenge

Zet het nummer Flower op van Moby, volg de lyrics en zak door je knieën zodra je Bring Sally down hoort (squat). Ga weer staan zodra je Bring Sally up hoort. Geloof ons, zelfs de sportiefste collega’s krijgen het hier warm van.

3-minute work-out

Zet een random 3-minute work-out op Youtube aan en laat iedereen voor de camera zwoegen. Niet alleen een sportieve uitdaging voor iedereen, maar ook een mooi moment om kinderen (en partner!) uit te nodigen om mee te doen!

De conference call bingo

Introduceer de conferencecall-bingokaart ’s ochtends en sluit de dag af met een inventarisatie: wie heeft wat gehoord? Degene met de volste kaart wint!

Corona conference call bingo

Mini kook-workshop

Zet je laptop op de hoek van je keukenblad en neem je collega’s mee in het maken van je favoriete lunch.

Drie voorwerpen

Een deelnemer roept drie willekeurige voorwerpen uit huis af en de rest gaat ze zo snel mogelijk verzamelen. Degene die ze als eerste voor de camera toont, heeft gewonnen!

Online vrijmibo

Ook dit hebben we gezien en zelf gedaan: een online vrijdagmiddagborrel. Pak een glas, wat versnaperingen en klets lekker na met collega’s. Een iemand kan de DJ zijn en verzoeknummers kunnen via de chat worden doorgegeven. Proost op het weekend!

Tot slot

De komende weken verwachten we samen met onze klanten nieuwe ervaringen op te doen en lessen te leren. We zullen links toevoegen naar posts die verder ingaan op bepaalde geleerde lessen of best practices. Heb je een specifieke vraag? Stuur een bericht naar info@leancg.nl.