Een Obeya en Agile, gaat dat samen?

10 april 2018

Door Mariette Alblas

 

Lean en Agile versterken elkaar! We delen deze overtuiging waar we maar kunnen. In dit artikel zoomen we wat verder in op de Obeya. De letterlijk ‘grote ruimte’ die Lean organisaties of programmateams gebruiken om doelen te realiseren. Maar wist je dat de Obeya ook een uitstekende tool is om in te zetten binnen Agile organisaties? In drie redenen leggen we uit waarom.

 

Om te begrijpen waarom Agile organisaties een Obeya kunnen gebruiken, zoomen we eerst in op de opbouw van deze tool. Een Obeya kent een logische opbouw in drie onderdelen: een gedeelte waarin de visie en strategie zijn vertaald naar jaarplannen en SMART geformuleerde doelstellingen. Deze doelstellingen worden nauwkeurig gemonitord in het tweede deel: het stuurgedeelte. Hier zie je per doelstelling de planning hangen, ondersteund met proces- en resultaat KPI’s. Indicatoren die je vertellen of je op koers ligt je plannen te realiseren. Tot slot is er het derde gedeelte waarin wordt bijgestuurd als blijkt dat de koers afwijkt van plan. Denk aan maatregelen, escalaties, Kaizens of andere interventies.

 

Wat kan de meerwaarde van deze manier van sturen zijn voor een Agile organisatie?

 

  1. De Obeya maakt doelen op korte termijn concreet, op lange termijn richtinggevend.
     
    De Obeya stelt je in staat lange termijn doelstellingen af te pellen naar de concrete acties van deze week. Je accepteert dat je geen glazen bol hebt waarmee je exact voorspelt hoe de toekomst er over drie maanden, een jaar of vijf jaar uitziet. Je stopt je energie in de komende periode, waarbij bijsturen en aanpassen geaccepteerd is.
     
     
    In een Agile organisatie worden lange termijn doelstellingen opgedeeld in de vorm van een Backlog. Grote richtinggevende epics voor de toekomst, concrete features voor de komende periode en gedetailleerde userstories waar iedere sprint aan gewerkt wordt. In de Obeya zijn lange termijn en korte termijn op een visuele en meetbare manier met elkaar verbonden. Je hebt alle relevante strategische informatie in één oogopslag bij elkaar en daarmee een effectief stuurmechanisme in handen.
     
  2. Bestuur je organisatie op basis van de feiten, meet je voortgang op je doelen.
     
    Want echt sturen betekent keuzes maken, en die maak je op basis van feiten. Te weinig capaciteit? Dat betekent vertraging in het behalen van je doel, je hebt minder uren te besteden. Potje geld leeg? Dan stel je je doelen bij of maak je extra budget vrij. In een Obeya gebruik je altijd KPI’s mét een norm of doelstelling om te weten of je in het juiste tempo vooruitgang boekt.
     
     
    Ook Agile technieken (zoals Scrum) gebruiken feiten om keuzes te maken. Storypoints maken de kosten van de keuze transparant: Als we dit stukje werk realiseren, wat levert het op aan klantwaarde? Wat betekent dit voor de prioritering van de Backlog? Hoeveel waarde kan een team opleveren per sprint? Wat betekent dit voor de projectplanning waaraan het team werkt? Gaat de organisatie het in dit tempo halen? De Obeya is dé plek in de organisatie waar wordt bestuurd. Dankzij het bundelen van alle relevante stuurinformatie heb je een transparant dashboard dat je exact vertelt hoe je organisatie draait. De basis om besluiten te nemen.

    obeya
     

  3. Evalueren: continu verbeteren om maximaal te presteren.
     
    Aan het einde van iedere Obeya bespreek je als programmateam of MT wat je kunt verbeteren om de volgende keer effectiever te zijn. Denk aan de onderlinge interactie, de manier van besluiten voorbereiden of de prioritering van het werk. De eerstvolgende Obeya pas je dit toe en evalueer je of dit het gewenste effect heeft. 
     
     

Concluderend kunnen we stellen dat je organisaties of programma’s effectief kan sturen met een Obeya. Het helpt je op een visuele manier je lange termijn doelen op logische wijze te vertalen naar korte termijn doelen. Om sturende besluiten te nemen op basis van data én last but nog least: continu te verbeteren door te evalueren en daarvan te leren. Drie bouwstenen die van nature uitstekend aansluiten bij het Agile gedachtegoed!

 

 

Ps: meer weten over Obeya’s? Bekijk hieronder het filmpje van Ruud van Schaik.