Met Kaizen kom je als zzp’er weer aan werken toe!

11 januari 2019

Bij Lean denken veel mensen aan procesverbeteringen in grote organisaties met afdelingen waar veel herhalend werk gedaan wordt. Maar wist je ook dat je Lean op kleine schaal kunt inzetten, bijvoorbeeld als je zzp’er bent?

Een onderdeel uit de Lean-filosofie is de Kaizen, die je in staat stelt op een gestructureerde manier te verbeteren. Kaizen is Japans voor ‘Verandering ten goede’ (ook wel verbetering). In zes stappen ontdek je de belangrijkste oorzaken van het probleem dat jij ervaart en ga je gestructureerd op zoek naar oplossingen. Het geheim? Besteed weinig tijd aan het verzinnen van een oplossing maar 90% van je tijd aan stap 0, 1 en 2.

Liever eerst een filmpje?

Onze Ruud van Schaik legt de 6 stappen van de Kaizen in een paar minuten aan je uit.

Stap 0: begrijp de situatie

Stel, je ervaart ‘waste’ in je werk. Ergens gaat tijd verloren, waardoor je niet toekomt aan werk dat je liever zou doen. Of je loopt vast en weet niet hoe je het moet oplossen. Kijk dan goed naar de situatie: wat is hier aan de hand? En waarom is dit relevant voor jouw bedrijf?

Heb je samenwerkingspartners of medewerkers met wie je het probleem wilt oplossen? Zorg er dan in deze stap voor dat je zeker weet dat jullie het over hetzelfde hebben!

Stap 1: stel het probleem en doel vast

In de eerste stap bepaal je het probleem en de scope. Wat ga je oplossen en in hoeverre? Maak dit zo concreet mogelijk. Bijvoorbeeld: ik wil de tijd die ik aan mijn mail besteed terugdringen. Of: ik wil mijn werkdagen terugbrengen van 10 uur naar 8 uur.

Tip: Neem de tijd. Het duurt soms even voordat je je bewust bent van je keuzes en manieren.

Stap 2: analyseer de feiten

Analyseer de huidige situatie. Praat erover met anderen, het liefst iemand die je even doorzaagt hierover. Zo word je je bewust van de kern van je probleem. Breng bijvoorbeeld in kaart hoeveel tijd je besteedt aan bepaalde activiteiten. Ga meten, turven en zet het in een overzicht. Stel jezelf de vraag: waarom doe ik dit? Dit gaat je echt helpen om de kernoorzaak van jouw probleem te vinden.

Tip: Vraag jezelf af van welke activiteiten je wel en juist niet blij wordt. Daarin zit vaak veel nuttige input voor de rest van de Kaizen.

Stap 3: genereer oplossingen

Kijk goed naar je feiten en bedenk welke maatregelen en oplossingen hierbij passen. Bepaal welke activiteiten wel en niet bijdragen aan je missie. Schrijf ze op, ook weer zo concreet mogelijk. Let op: check of de oplossingen wel echt passen bij de oorzaken uit stap 2. Geef prioriteit aan de belangrijkste oorzaken, focus! Zo bereik je je doel.

Tip: Maak een verslagje van elke stap die je doorloopt. Dan doorleef je het nog een keer en vallen er vanzelf kwartjes.

Stap 4: maak een plan

Bij deze stap ga je aan de slag. Maak een plan voor het in praktijk brengen van de oplossingen. Denk hierbij na over wat jou structuur biedt. Maak bijvoorbeeld een checklist die je steeds hanteert. Eigenlijk moet je het plan zó opstellen, dat de voorgenomen maatregelen een gewoonte voor je worden.

Tip: Realiseer je goed dat dit jou gaat helpen op weg naar je missie, daarom doe je dit!

Stap 5: voer uit & experimenteer

Nu is het tijd om je plan in uitvoering te brengen. Durf te experimenteren en proberen.

Tip: Visualiseer! Maak een schema met de voor jou belangrijkste deadlines, afspraken of planningen. Schrijf die groot op een poster en hang ‘m op op je werkplek. Of zet ‘m op het bureaublad van je computer. Het biedt rust en focus.

Stap 6: check & borg

Als je alle stappen hebt doorlopen, ben je – als het goed is – een stuk dichter bij je doel. Check in deze fase of dat zo is. Werken de oplossingen? Of moet je nog iets anders proberen? En leg vast, zorg ervoor dat je het geleerde blijft toepassen in je werk.

Hoe passen anderen de Kaizen-methodiek toe?

Lees hier hoe Annick en Nienke met Kaizen een geweldig resultaat boekten.