5 tips voor een succesvolle Obeya

9 februari 2018

Waar voldoet een goede Obeya room (Lean-organisatie) aan? En wat moet je als manager vooral wel en niet doen in de Obeya?

 

De Obeya room, het is wellicht een bekende term voor de Lean-organisatie. Mocht je het nog niet kennen, het Japanse woord betekent letterlijk ‘grote ruimte’ en dat is precies wat het is. Toyota heeft dit instrument gebruikt bij de ontwikkeling van de Prius. Daarna hebben we gezien dat veel organisaties dit middel zijn gaan toepassen om hun belangrijkste doelen te realiseren. Het is een ruimte waarin de status van de belangrijkste bedrijfsprocessen en grootste verbeterprojecten zichtbaar worden gemaakt en waar de directie en projectleiders elkaar staand ontmoeten om de voortgang te bespreken.

 

 

Wat is een Obeya RoomDeze ruimte wordt dan ook wel de cockpit, het brein of de brug van de organisatie genoemd. De Obeya is – mits goed ingericht en geïmplementeerd – een waardevol middel om als organisatie ervoor te zorgen dat je scherpe doelen snel en zeker haalt. Maar, waar voldoet een goede Obeya room aan? En wat moet je als manager vooral wel en niet doen in de Obeya?

 

 

Mede-eigenaar Eppo Kuipers en Lean consultant Ruud van Schaik geven in het artikel van Controllers Netwerk vijf tips voor een succesvolle Obeya.

 

1.Wees transparant

Voor een goede inrichting van de Obeya is transparantie nodig. Transparant kunnen en durven zijn over de interne organisatie. De Obeya toont de status van lopende processen, verbeterprojecten en de scores van de kritische prestatie indicatoren van een bedrijf ten opzichte van de verwachtingen. Alles is gerelateerd aan de visie van de organisatie, de lange termijn doelstellingen en de jaardoelen. Daardoor zijn afwijkingen direct duidelijk en is inzichtelijk welke impact deze afwijkingen hebben. Een kijkje in de Obeya geeft dus overzicht in hoe de organisatie er nu voorstaat en welke acties het vergt om op koers te blijven.

 

2. Houd het kort en bondig

Veel directies en managementteams worden blij van de Obeya door de efficiëntieslagen die het met zich meebrengt. Het kan lange vergaderingen, en vele rapportages vervangen. Doordat managers en projectleiders elkaar kort informeren over de belangrijkste zaken, worden beslissingen sneller genomen. In een Obeya wordt het overleg dus kort en bondig gehouden. Dit kan alleen met goede voorbereiding van alle deelnemers. Van hen wordt gevraagd de belangrijkste obstakels paraat te hebben, de relevante oorzaken te benoemen en een tegenmaatregel voor te stellen.

 

3. Eerst draaien, dan verfraaien

Als je voor het eerst gaat werken met dit instrument waak er dan voor het niet direct perfect te willen ontwerpen. De eerste versie die we doorgaans samen met klanten maken bestaat meestal uit een stuk bruin papier met daarop losse vellen met getekende grafieken. Op die manier kun je al een hele mooie dialoog over de inhoud voeren. Het voordeel hiervan is dat je in de beginfase heel flexibel bent. Aanpassen is letterlijk binnen enkele seconden gedaan. Als je eenmaal weet welke inhoud je nodig hebt, ga je dan pas druk maken over de vormgeving.

 

4. Elke keer inhoudelijk samen beter

Om de Obeya ook echt als cockpit van de organisatie te laten werken, is het belangrijk dat de Obeya ook na de eerste ontwerpfase snel aangepast kan worden. Is er een extra verbeterprogramma bijgekomen, zijn nieuwe prestatie indicatoren belangrijk geworden en oude niet meer, heb je behoefte aan andere visualisaties, pas het aan! Je stuurt elke week niet alleen je organisatie sneller naar de doelen, je leert samen ook beter sturen. Je coacht elkaar op beter de afwijkingen formuleren en sneller tot de oorzaken te komen. Om beter en sneller ter zake te komen en om op de belangrijke onderwerpen voor jouw bedrijf een kwetsbare en uiterst effectieve dialoog te voeren.

 

5. Het proces evalueren is belangrijk, maar wel pas na afloop

Toen we zelf dit middel voor het eerst gingen gebruiken, hadden we de neiging om tijdens de Obeya-run (zo noemen we dit overleg) meteen de vorm en de procedure te evalueren. Het resultaat: collega’s haakten mentaal af en de sessie duurde veel te lang. Als tegenmaatregel hebben we afgesproken dat er tijdens de Obeya-run geen discussie hierover plaatsvindt. Wat we wel elke keer doen is het verzamelen van alle ‘tips en tops’ aan het eind van de sessie. De procesleider van de Obeya is verantwoordelijk voor het oppakken van de verbeterpunten. Sindsdien is het overleg een stuk korter en leuker geworden.

 

Waarschijnlijk is het inmiddels duidelijk dat ik groot voorstander ben van de Obeya, omdat het organisaties een enorme slagkracht geeft om sneller en effectiever doelen te halen. In de praktijk hebben we al vele successen gezien en zelf gebruiken we het al jaren. Om je te laten inspireren is het zeker de moeite waard om op Twitter en Youtube te zoeken op ‘Obeya’. De resultaten bevatten vele voorbeelden van wereldwijde organisaties die de tool toepassen. Veel inspiratie en geluk gewenst.